QMS Tips hari ini : Memilih badan sertifikasi

Logo badan sertifikasiBagi organisasi yang ingin mendapatkan pengakuan dari pihak ketiga bahwa sistem manajemen mutu (sebut saja SMM) –nya telah memenuhi standard ISO 9001:2000 tentu harus melewati proses pemilihan badan sertifikasi yang kelak akan memberikan pengakuan ini dalam bentuk sertifikat ISO 9001:2000. 

Untuk lingkup Indonesia saja, banyak sekali pilihan badan sertifikasi yang saat ini beredar di industri sertifikasi SMM. Paling sedikit ada 26 badan sertifikasi SMM yang ada di Indonesia, sedikit menyebut diantaranya seperti LRQA, DNV,SGS, BVQI, BSI, SUCOFINDO, URS, TUV, dan sebagainya.

 

Tentu masing-masing badan sertifikasi itu (terutama via orang marketingnya) akan bilang bahwa merekalah yang terbaik, merekalah yang paling added value, merekalah yang paling dikenal di dunia internasional, merekalah yang punya auditor paling kompeten, merekalah yang paling ‘worth for money’ dan kata-kata sejenis yang intinya sama dengan orang jualan kecap, selalu nomer 1 J

 

Anda sebagai yang memilih, kemungkinan besar akan bingung. Ujung-ujungnya banyak yang memilih cari aman, entah dengan memilih ‘yang paling banyak dipake orang terutama customer kita’, atau memilih ‘ yang paling tua’,  memilih ‘yang paling murah’ atau bahkan ‘yang paling mahal’ supaya ada prestige di mata competitor.

 

Salahkah pemilihan ala cari aman begitu ? Engga salah-salah amat sih,  tapi bisa jadi itu akan menjadi awal kegagalan penerapan SMM di tempat Anda. Kenapa begitu? Karena badan sertifikasi adalah suatu komponen dalam SMM Anda yang harusnya membantu Anda untuk melihat SMM dari sudut pandang independen dan bisa memacu organisasi dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement) terhadap SMMnya. Jika Anda salah pilih, bisa jadi Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari proses sertifikasi ini selain buang-buang duit pas awal sertifikasi, lalu setiap 6 bulan dan kemudian setiap 3 tahun saat renewal.

 

Karena itu sangat penting bahwa Anda memilih badan sertifikasi yang tepat. Tepat dalam arti memang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan kedua pihak sama-sama akan menghasilkan hubungan kerja yang saling menguntungkan. Pada hakekatnya, Anda harus melihat badan sertifikasi sebagai partner dalam mendorong continual improvement terhadap SMM, bukan sebagai pihak penyedia sertifikat belaka. Satu badan sertifikasi bisa saja hebat dan cocok untuk satu organisasi, tetapi bisa jadi bukan pilihan yang tepat buat organisasi lain. Karenanya, sangat penting bagi Anda untuk melakukan pemilihan yang tepat.

 

Tips sejenis yaitu tentang memilih badan sertifikasi pernah saya lihat di blog Quality Indonesia, lihat artikel ini :

 

Kali ini, apa yang akan saya sampaikan lebih dari sudut pandang pengalaman pribadi baik sebagai orang yang pernah jadi praktisi (quality engineer, MR, dan sejenisnya), konsultan maupun sebagai third party lead assessor di salah satu badan sertifikasi. Tips ini lebih ke sisi ‘technical evaluation’ daripada soal ‘commercial evaluation’. Dalam arti, lupakan dulu soal penawaran harga dari masing-masing badan sertifikasi. Evaluasi harga baru diperhatikan setelah Anda memastikan item-item yang saya tuliskan dibawah ini.

 

1. Sesuaikan dengan pasar produk

Beberapa badan sertifikasi yang terkenal namanya di lingkup Indonesia, belum tentu punya reputasi sama baiknya di negara tujuan produk atau jasa Anda. Jangan lupa, customer maupun end users pasti beranggapan bahwa SMM Anda merefleksikan mutu produk Anda. Selain itu, beberapa negara tertentu biasanya mensyaratkan bahwa SMM dari produsen yang akan menjual produk di negaranya harus terakreditasi ke badan akreditasi nasional di negara itu. Secara generic, umumnya akreditasi UKAS akan diterima di mana saja, tetapi kadang kala ada negara yang mempersyaratkan selain akreditasi UKAS, akreditasi nasional negara itu juga harus ada. Contoh JAB di Jepang, ANSI RAB di Amerika, dan sebagainya.

Dengan demikian jika negara tujuan produk Anda memiliki persyaratan akreditasi tersebut, badan sertifikasi yang akan Anda pilih harus memiliki akreditasi dari negara tujuan produk Anda.

Dalam hal reputasi, pastikan bahwa badan sertifikasi yang akan Anda pilih memiliki reputasi yang baik di negara tujuan produk Anda. Ada beberapa badan sertifikasi yang sangat terkenal di Indonesia tetapi belum tentu dikenal sama sekali oleh customers dan /atau end users di negara tujuan produk Anda belum tentu dikenal sama sekali. Ada pula yang dari track-recordnya ternyata pernah mendapat masalah di negara lain, dan bahkan pernah di-warning atau malah disuspend  bahkan dicabut akreditasinya di negara lain. Dengan kondisi sekarang di mana informasi tersedia via internet dengan gampang, tidak sulit melakukan background check dari suatu badan sertifikasi, terutama reputasinya di negara tujuan produk maupun jasa Anda.

2. Periksa kesesuaian akreditasi yang dimiliki badan sertifikasi dengan lingkup proses bisnis yang akan disertifikasi

Meskipun suatu badan sertifikasi telah diakreditasi oleh badan akreditasi (contohnya UKAS), Anda tetap harus pastikan terhadap bidang industri atau lingkup proses bisnis apa saja akreditasi ini diberikan. Meskipun ada embel2 akreditasi UKAS , belum tentu badan sertifikasi itu telah memiliki akreditasi UKAS terhadap industri atau proses bisnis Anda yang akan disertifikasi.

Ada beberapa sistem kode identifikasi bidang industri yang digunakan dalam bisnis sertifikasi, tetapi yang paling lazim digunakan adalah system kode terbitan EAC (European Accreditation of Certification). Sebagai contoh, EAC code untuk konstruksi = 28, untuk pertanian adalah = 1, pendidikan = 37, dan sebagainya. Total sampai saat ini ada sekitar 39 bidang industri yang sudah mendapatkan kode dari EAC. Kode EAC ini diadopsi oleh banyak badan akreditasi termasuk UKAS. Akreditasi yang diberikan suatu badan akreditasi seperti UKAS terhadap badan sertifikasi adalah terpisah-pisah per kode industri / proses bisnis. Jadi belum tentu suatu badan sertifikasi yang memiliki akreditasi UKAS telah terakreditasi terhadap seluruh sektor industri dalam kode EAC. Bisa jadi meski sudah terakreditasi UKAS, hanya beberapa sektor industri yang tercakup dalam akreditasi mereka. Jadi, sebelum memilih, pastikan badan sertifikasi tersebut telah diakreditasi untuk proses bisnis/jenis industri yang akan Anda sertifikasi.

3. Sesuaikan dengan keinginan customer

Muara dari suatu SMM adalah kepuasan pelanggan. Dalam banyak kasus, organisasi biasanya berusaha mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 semata untuk memenuhi keinginan (baca : persyaratan) customer. Yang sering terjadi biasanya karena sertifikat ISO 9001:2000 menjadi persyaratan tender.

Untuk sektor-sektor industri/bisnis tertentu, biasanya ada badan sertifikasi yang lebih dikenal atau lebih punya nama dibandingkan industri / jenis bisnis lainnya. Misalnya untuk kostruksi infrastruktur , para kontraktor besar seperti WIKA, Adikarya, Nusa Raya Cipta, DECORIENT, Gunanusa Utama,  dan banyak kontraktor lainnya disertifikasi oleh LRQA. Dengan demikian, perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa atau barang ke kontraktor ini (subkontraktor) cenderung memilih disertifikasi oleh LRQA dengan harapan mendapatkan nilai lebih di mata customer karena sama-sama disertifikasi oleh badan yang sama.

Jadi sebelum memilih, tidak salah kalau Anda coba-coba cari tahu kira-kira mayoritas customer Anda disertifikasi oleh badan sertifikasi yang mana.

4. Periksa persyaratan local authority / statutory di Indonesia

Sering luput dari perhatian bahwa di Indonesia ada persyaratan atau regulasi lokal – terutama terkait produk Anda , yang  bisa membatasi badan sertifikasi yang boleh Anda pilih terutama karena adanya aturan standarisasi nasional seperti diatur dalam PP No.102 tahun 2009.  Sebagai contoh, untuk bidang perkebunan/pertanian dan produk-produk turunannya yang harus mendapatkan tanda SNI (standard nasional Indonesia) untuk sertifikasi produk,  ada persyaratan bahwa sertifikasi SMM yang mereka miliki harus dikeluarkan oleh badan sertifikasi yang telah diakreditasi KAN (Komite Akreditasi Nasional) di Indonesia. Dengan demikian, jika produk Anda harus memiliki tanda SNI, tentu tidak ada gunanya jika sertifikasi SMM Anda dilakukan oleh badan sertifikasi yang belum diakreditasi KAN. Untuk tahu badan sertifikasi mana saja di Indonesia yang sudah mendapat akreditasi KAN, silahkan menghubungi BSN (Badan Standarisasi Nasional) atau lihat di link ini.

5. Periksa latar belakang customer yang ada dalam database badan sertifikasi

Masih ada kaitannya dengan kecenderungan sektor industri seperti saya bahas di item no.3, Anda perlu tahu database customer dari suatu badan sertifikasi. Jika di database mereka banyak customer dengan bisnis sejenis dengan organisasi Anda, maka itu berarti mereka sudah punya pengalaman dan kompetensi yang baik di industri itu, termasuk pengalaman dan kompetensi dari auditornya. Selain itu, dengan banyak customer sejenis, ada lebih banyak peluang buat Anda untuk mendapatkan benchmarking best practice di industri sejenis terutama via auditor yang telah menjalani banyak perusahaan sejenis.

Selain itu, pemeriksaan latar belakang customer di dalam database badan sertifikasi juga bisa mengindikasikan kredibilitas badan sertifikasi. Jika customernya adala perusahaan-perusahaan yang memiliki reputasi yang bagus, maka ini bisa mengindikasikan reputasi dan kinerja dari badan sertifikasi itu sendiri. Paling tidak memberi Anda confident level yang lebih tinggi dibandingkan jika dalam database customer badan sertifikasi kebanyakan terdiri perusahaan-perusahaan yang tidak pernah Anda dengar namanya atau malah punya reputasi yang tidak baik di kalangan industri maupun bisnis.

6. Periksa kesesuaian kompetensi auditor dengan bisnis Anda

Satu hal yang jarang dilakukan organisasi saat proses pemilihan badan sertifikasi adalah meminta CV/resume dari auditor yang akan ditugaskan melakukan audit terhadap SMM Anda. Marketing staff dari badan sertifikasi pasti selalu bilang bahwa mereka memiliki auditor paling kompeten dan paling berpengalaman untuk industri/bisnis Anda. Tetapi untuk memastikan, biasakan meminta CV/resume auditor dari badan sertifikasi dan lakukan pemeriksaan terutama untuk melihat kesesuaian antara latar belakang pendidikan dan pengalaman auditnya (terutama daftar customer yang pernah diaudit) dengan industri / bisnis Anda. Lebih bagus lagi kalo Anda menyempatkan melakukan interview dengan auditor yang akan diajukan. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan keyakinan bahwa Auditor yang ditunjuk memang memiliki kompetensi yang sesuai. Auditor yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang sesuai akan memberikan nilai tambah dan bisa membantu Anda dalam memacu perbaikan berkelanjutan terhadap SMM. Buat apa buang-buang uang jika tidak mendapatkan nilai tambah dari proses sertifikasi ini. Jika Auditor yang ditunjuk sama sekali awam terhadap bisnis / industri Anda, maka dalam setiap audit tentulah pertanyaan-pertanyaan yang diajukan sangat standard dan general, yang tentu tidak banyak membantu dalam mencari perbaikan berkelanjutan dan terutama best practice industri yang bisa membantu meningkatkan kinerja.

 

Demikian beberapa hal penting yang perlu menjadi bahan pertimbangan Anda saat memilih badan sertifikasi. Ingat, jangan terjebak dengan ‘Kecap No.1’ yang ditawarkan badan-badan sertifikasi. Yang Anda perlukan bukan badan sertifikasi no.1 sedunia, badan sertifikasi paling tua, badan sertifikasi paling banyak customernya, dan sejenisnya. Tetapi yang Anda perlukan adalah badan sertifikasi yang paling cocok untuk kebutuhan dan lingkup industri / proses bisnis Anda yang akan disertifikasi. Selamat memilih, semoga tidak salah pilih… J

 

Iklan

7 responses to “QMS Tips hari ini : Memilih badan sertifikasi

  1. Selamat siang Bang Erwin,
    Lama tidak bersua setelah terkahir mengaudit di Astragraphia IT, sekarang tidak lagi menjadi Auditor ya…

    Minta rekomendasinya Badan Sertifikasi yg cocok untuk IT Company, karena beberapa Auditor yg saya temui tdk qualified untuk bidang IT.

    Rgds,
    Azhari
    QMR

  2. Halo Pak Azhari,
    Senang sekali bisa bersua Bapak lagi, walaupun via on-line 🙂
    Saya tentu tidak dalam posisi merekomendasikan salah satu badan sertifikasi ke Bapak. Seperti saya sebut di atas, proses pemilihan dan seleksi adalah mutlak privilege dari organisasi, berdasarkan beberapa kriteria yang mungkin bisa membantu seperti saya sebut di atas.

    Meskipun demikian, kalau Bapak memang tidak ada database pilihan yang memuaskan saat ini, mungkin via japri saya bisa list beberapa badan sertifikasi yang sepengetahuan saya memiliki kompetensi melakukan audit ke IT Company. Tolong dikasih email pribadinya saja ke saya. Email saya di : erwinbaja@yahoo.com

    Thanks

  3. Sedikit OOT dari per-ISO-an. Seandainya suatu perusahaan membangun standar sistem mutu sendiri (bukan ISO, bukan SNI, dll), bolehkan perusahaan tersebut bertindak sebagai “badan sertifikasi” berdasarkan standar mutu tsb? Sbg contoh, supplier harus lulus sertifikasi untuk bisa memasok di perusahaan tsb.
    Pertanyaan selanjutnya, bolehkan perusahaan tsb menunjuk unit regional di bawahnya sebagai badan sertifikasi? Artinya, induk perusahaan bertindak sbg “badan akreditasi”, sekali lagi menggunakan standar mutu versi internalnya.
    Bagaimana keterkaitannya atau keabsahannya jika ditinjau dari KEPRES ttg BSN dan AKN?
    Plis-plis-plis…, tolong dijawab. Thx sssoooo… vvwery much b4.
    ps: pertanyaan yg sama terkirim juga utk qualityindonesia

  4. Pak, jika itu standard internal dalam arti hanya dipakai dan diakui sebagai standard oleh perusahaan itu (biasanya customer/user) beserta anak2 perusahaannya, maka sah-sah saja jika dia bertindak sebagai badan ‘akreditasi’ ataupun sertifikasi dalam hal proses sertifikasi suppliernya terhadap standard itu. Yang terjadi sebenarnya bukan proses sertifikasi layaknya ‘ISO Certification’ tetapi lebih kepada ‘supplier certification / qualification’. Tetapi tentu tidak akan ada hubungan keabsahan dengan standard yang diakui BSN karena ini bukan suatu ‘standard’ nasional(i.e. SNI) maupun internasional (cth : ISO).

  5. met siang pa erwin, saya adalah orang baru dalam dunia SMM dan perusahaan tempat saya bekerja ingin sertifikasi SMM tlg bantu saya untuk memilih badan sertifikasi yang cocok dengan perusahaan saya, saya bekerja di perusahaan FRP (fibreglass Reinforced Plastic), dengan basis bisnis atap fibre anti karat (perusahaan sdh punya hak paten untuk produk fibre alum, dengan keunggulan anti karat dan fir reterdant) dan perusahaan berbasis ekspor dengan bekerjasama dengan perusahaan dari jerman (thollander).
    tolong sarannya thanks

  6. Pak Erwin, salam kenal, setelah membaca literatur yg bapak tulis, saya mau tanya yaa.. kira2 berapa sih biaya yg wajar atau normal untuk Sertifikasi ISO 9001-2000 – UKAS

    Terima kasih dan salam…
    Denny.S

  7. selamat siang sebelumnya saya ucapkan kepada Bapak. Saya mau tanya sedikit tentang sertifikasi, saya adalah home industri yg memproduksi cairan untuk menyolder, sertifikat apa yang cocok untuk product saya?. Saya juga pernah mendengar tentang sertifikasi msds dan pds, apa bedanya ya pak? Berapa kira2 biaya yang harus saya keluarkan untuk memperoleh sertifikasi PDS dan MSDS dan berapa lama waktunya serta persyaratannya apa saja ya pak?, Menurut bapak badan sertifikasi mana yg murah dan bagus.Terima kasih

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s